Ловушка подробной инструкции
Когда основатель наконец решается отдать часть работы, первое, что он делает - садится писать инструкцию. Как отвечать на письма. В каком порядке готовить отчёт. Куда складывать файлы и как их называть. Кажется логичным: чем подробнее объяснишь, тем меньше ошибок.
Выходит иначе. Инструкция на двадцать шагов передаёт ассистенту руки, но оставляет голову вам. Каждый раз, когда что-то идёт не по сценарию - а по сценарию не идёт почти никогда - ассистент возвращается с вопросом. Вы снова в задаче. Делегировали, а думать приходится всё равно вам.
Закономерность простая: чем подробнее приходится расписывать задачу, тем меньше вы передали. Толстый регламент - не признак хорошего делегирования. Чаще это признак того, что человеку, которому вы его пишете, вы не доверяете думать.
Задача и результат - разные вещи
Разница между «сделай вот эти двенадцать шагов» и «к четвергу должна быть готова презентация для совета» - это разница между задачей и результатом. В первом случае вся логика остаётся у вас в голове: зачем шаги, что важнее, где можно отступить. Во втором вы отдаёте и логику тоже.
Отдать результат страшнее. Нужно назвать, что считается «готово», к какому сроку, с какими ограничениями - и отпустить способ. Как собрать презентацию, у кого запросить цифры, в каком порядке - это уже забота ассистента. Взамен вы перестаёте быть узким местом: задача не встаёт всякий раз, когда реальность расходится с вашим сценарием.
Мы описали это подробнее в тексте о пяти уровнях делегирования - от «сделай точно так» до «реши сам и доложи результат». Подробная инструкция живёт на нижнем уровне. Смысл - подниматься выше.
Сильный ассистент сам строит процесс
Тут возникает возражение: «если я не распишу процесс, кто его распишет?». Ассистент - если он достаточно силён.
Получив результат вместо инструкции, сильный ассистент первым делом строит процесс сам. Разбирается, у кого брать данные, заводит свой список проверок, замечает, что повторяется, и превращает это в регламент - тот самый, который вы собирались писать вручную. Только теперь он общий, и поддерживаете его не вы.
Поэтому мы придирчивы к тому, кого ставим рядом с клиентом. Отбор в Alterum проходят единицы: нам важна не длина резюме, а способность взять размытую задачу и довести её до результата без надзора. Почему годы в резюме этого не гарантируют, мы разбирали отдельно. Тому, кто умеет думать внутри вашей задачи, подробная инструкция не нужна - нужен контекст и право решать.
Как это выглядит на практике
Разница видна на простом примере. Основатель готовит ежемесячную встречу с советом директоров.
Первый способ: он пишет ассистенту, какие слайды нужны, в каком порядке, откуда взять каждую цифру, кому отправить черновик на проверку. Двенадцать пунктов. Через месяц - те же двенадцать пунктов заново, потому что что-то поменялось.
Второй способ: «Встреча с советом - в последний четверг месяца. К этому дню нужна презентация: результаты за месяц, отклонения от плана, три вопроса на решение. Цифры у финансиста, прошлые презентации в общей папке». Дальше ассистент сам собирает материал, сам сверяется с финансистом, сам приносит черновик за два дня до встречи - с запасом на правки. Вклад основателя - утвердить и внести решения. Через три месяца это работает уже без единого сообщения: процесс закрепился, а основатель занят тем, ради чего встреча и нужна.
Чем мерить, что делегирование удалось
О том, удалось ли делегирование, говорит одно: сколько часов вернулось к вам на стратегию. Регламенты тут ничего не считают. Но и часы сами по себе вторичны - важнее, на что они уходят. Если освободившееся время утекает в новые мелкие задачи, дело не в ассистенте - планку делегирования вы так и не подняли.
Проверка простая. Когда что-то идёт не по плану, к вам это возвращается решением или задачей? Решением - «утвердить, выбрать, ответить да или нет» - значит, вы поднялись высоко. Задачей - «сделай вот это» - значит, вы всё ещё в операционке, даже раздав руки.
С чего начать
Начать проще, чем кажется, и точно не с написания регламента. Возьмите одну повторяющуюся задачу, которую сейчас объясняете по шагам. Сформулируйте её как результат: что должно получиться, к какому сроку, чего нельзя. Отдайте - и удержитесь от соблазна снова расписать шаги.
Если пока боязно отдавать целый процесс, начните с первых пяти задач - маленьких и обозримых - и посмотрите, как ассистент выстраивает их под себя. Скорее всего, через месяц вы обнаружите, что инструкции, которые собирались написать, писать уже незачем.
Хорошее делегирование тихое. Его не видно по толщине регламентов - видно по тому, сколько решений осталось за вами и сколько всего остального перестало вас касаться.
Делегируйте всё.
Кроме решений.
