Три месяца назад коллеги писали вам: «Спроси у Ани, есть ли у тебя время в четверг». Потом стали писать прямо Ане - она отвечает быстрее вас и помнит контекст лучше вас. Сейчас к ней идут все: маркетинг согласовывает площадку для клиентской встречи, менеджер по продукту переносит созвон с подрядчиком, финансовый директор просит цифры к совету директоров. Каждый по отдельности прав: так быстрее, и вам не пишут по мелочи.
В пятницу выясняется, что бронь для вашей встречи с инвестором так и не подтверждена. Аня три дня разбирала чужие срочные просьбы и до вашей не дошла. Виноватых нет: её очередь целиком не видел никто, включая вас.
Раньше диспетчером были вы
Мысль «пусть ассистент помогает всей команде, зачем каждому заводить своего» звучит разумно. У одного человека есть время, у пятерых есть задачи - логично свести одно с другим. Так работает склад: одна полка на пять цехов, и диспетчер решает, чью заявку выдать первой.
Разница в том, что у склада диспетчер есть, а у ассистента его нет. Пока просьбы шли через вас, диспетчером были вы: видели весь список и решали, что важнее. Коллеги стали писать напрямую - диспетчер исчез, а поток остался.
Занять это место сам ассистент не может. Чтобы выбрать между вашей бронью и цифрами для финансового директора, надо знать, что у компании на кону в ближайший месяц. Этого ассистенту никто не рассказывал. И отказать финансовому директору он тоже не может: тот старше по должности, а просьба звучит срочно.
Вы перестали видеть день ассистента
Ассистент по-прежнему работает восемь часов и получает ту же зарплату. Пропало другое: вы перестали понимать, из чего его день складывается.
Раньше, если ваша задача к вечеру не сделана, причина была одна и вы её знали. Теперь причин пять, и ни одной из них вы не видели: чужая срочная просьба могла встать первой, а самой просьбы вы не читали. Узкое место компании раньше было видно по вашей собственной очереди - теперь оно спряталось в чужой.
Дальше начинается разговор, который в такой компании повторяется раз за разом: «почему моё не готово» - «а мне в среду написали, что это важнее». Правы оба: каждый видел свой кусок, а общей картины не было ни у кого.
Один список вместо пяти каналов
Запретить коллегам писать ассистенту - плохой выход. Каждая мелочь снова пойдёт через вас, и вы вернётесь к тому диспетчерству, от которого уходили, когда нанимали ассистента.
Работает другое. Любая просьба - в переписке, на ходу, по почте - попадает в один список, который видите и вы, и ассистент. Согласовывать каждую строку не нужно. Нужно, чтобы список был и вы могли заглянуть в него за тридцать секунд.
Пункт короткий: кто попросил, что нужно, к какому сроку. Три поля, а не абзац объяснений. Сам список заводится за полчаса: таблица или доска задач, доступ у вас и у ассистента, ссылка закреплена в общем чате. Устные просьбы и просьбы в переписке ассистент заносит туда сам - одной строкой, в тот же день.
Порядок такой: ваши задачи идут первыми, пока вы не сказали иначе. Чужую просьбу можно пропустить вперёд, но пометку «вне очереди» видят все - и вы, и тот, кто просил. Ставить её стоит редко, раз в квартал: если так помечена половина запросов, пометка перестаёт что-либо значить и список возвращается к тому, с чего начинался.
Ассистенту список нужен не меньше вашего. Пять устных просьб из пяти разных чатов между собой не сравнить, пять строк в одном месте сравниваются за минуту. До списка порядок задавала интонация того, кто написал последним; после - порядок виден, и его можно объяснить.
Что решается только с вами
Две вещи остаются вашими, сколько бы человек ни делили ассистента. Первая - деньги сверх обычных сумм: такую трату ассистент несёт вам, а не решает на ходу с тем, кто попросил. Вторая - всё, что касается инвесторов, совета директоров и главного клиента компании: здесь приоритет не обсуждается, он есть по умолчанию. Ассистенту достаточно одной фразы: «Это решает основатель, я вернусь с ответом завтра» - и просьба уходит из его очереди к вам.
Делегируйте всё.
Кроме решений.
Делить ассистента на всю команду можно, нельзя делить вслепую. Разница между «ассистент помогает всем» и «ассистент потерян для всех» - один список, в который можно заглянуть.
На этой неделе хватит одного шага: спросите ассистента, сколько просьб за последние семь дней пришли не от вас и сколько часов они заняли. Само число ничего не изменит - но до этого разговора вы его не видели.
