Первую встречу вам дали послушать и записать. Час разговора - три страницы в блокноте: кто что сказал, чьи были возражения, цифры, которые называли вслух, две шутки про подрядчика. Вечером вы всё это причесали и разослали семерым участникам.
Ответил один, поблагодарил. Через неделю выясняется, что макеты подрядчику никто не отправил. Вы открываете свои три страницы: про макеты там сказано, во втором абзаце снизу. Только имени рядом нет, и срока нет тоже.
Запись пишется не для памяти
Три страницы никто не прочёл не из лени. Конспект перекладывает работу на читателя: каждому из семерых надо пройти текст и выбрать оттуда своё. Семь человек делают одну и ту же работу вместо вас.
А сама встреча за час меняет немного. Три-четыре решения, пять-шесть задач, пара вопросов без ответа. Остальное - дорога, по которой к ним пришли, и завтра она уже никому не нужна.
Не что говорили, а что изменилось
Эту фразу стоит повторить про себя перед каждой записью. Вы записываете не разговор, а его последствия.
Строка попадает в запись, если у неё есть имя и дата. Нет имени - это не задача, а мнение, и ему место в вашем черновике. «Надо бы обновить цены» задачей не становится, пока кто-то не сказал вслух: беру, к четвергу. Тот же принцип работает и вне встреч: необычную просьбу тоже подтверждают письмом сразу, пока формулировка не разошлась в памяти двух людей.
Пять частей и полчаса
На встрече вы ведёте не конспект, а два столбца: решения и задачи. Всё прочее идёт в черновик, он останется у вас.
Собирается запись сразу, пока помните интонации. Полчаса после часовой встречи - нормальный срок, дальше вы уже восстанавливаете по памяти и ошибаетесь. Проще, если во время самой встречи вы уже вели черновик тремя-четырьмя словами на мысль, а не пытались писать сразу начисто.
Пять частей, в этом порядке:
- О чём была встреча: одно предложение, дата, кто был.
- Решения: что теперь считается решённым.
- Задачи: что, кто, к какому числу.
- Зависло: вопросы без ответа и от кого ждём.
- Следующая встреча: дата или «не назначена».
Задача пишется глаголом и с числом. Не «Смирнов - макеты», а «Смирнов отправляет макеты подрядчику до среды». Строка читается отдельно от встречи: через неделю никто не вспомнит, о каких макетах шла речь.
Объём - экран телефона. Не помещается - в записи остался разговор.
Спорные места собираются отдельно. Две-три строки, где вы не уверены, что именно решили, уходят руководителю одним сообщением до рассылки. Ответ нужен в тот же день: завтра он помнит эту встречу хуже вашего.
Рассылка идёт до конца рабочего дня. Получатели - все, кто был, и те, кого звали, но кто не пришёл. Тема письма: «Встреча - тема - дата», чтобы через месяц нашлось поиском.
Наутро десять минут на проверку: каждая задача из записи стоит в списке дел или в календаре. С этой минуты строку ведёте вы: рассылка - начало работы со встречей, а не её конец. Самая длинная дорога у строки «следующая встреча»: эту встречу ещё надо довести до начала. Запись, из которой ничего не переехало, - красивый файл.
Запись или протокол
Раз в несколько недель попадается встреча, где записи мало и нужен протокол. Разница не в длине, а в назначении: запись помогает работать дальше, протокол доказывает, что было сказано.
Признак один: есть ли на встрече сторона, которая потом сошлётся на сказанное. Совет директоров, переговоры с подрядчиком, разговор о деньгах с партнёром, разбор конфликта внутри команды. Там пишется порядок вопросов, формулировки как прозвучали, кто и что предложил, а текст согласуется до рассылки.
Внутренняя рабочая встреча - запись, и никаких «на всякий случай подробнее».
Ошибка здесь одна, но работает в обе стороны. Протокол везде - вы тратите два часа там, где хватало двадцати минут, и люди перестают читать и то и другое. Запись вместо протокола - через полгода спорят об обещаниях, и вашего файла в этом споре не существует.
Что в запись не попадает
Четыре вещи не пишутся никогда, сколько бы вам ни доверяли.
Того, что не прозвучало вслух. Вы поняли, к чему шло дело, - это ваша догадка, а в записи она станет решением руководителя.
Оценок людей. «Подрядчик слабый», «в отделе бардак» - сказанное в сердцах живёт час, написанное вами живёт в чужой почте годами.
Цифр и условий, которые есть не у всех получателей. Ставки, скидки, чьи-то отдельные договорённости. Рассылка на семерых - это публикация.
Сказанного в паузе и после встречи. Реплики в коридоре и на выходе бывают содержательнее всей встречи, но к записи они не относятся.
Сомневаетесь, попадает ли строка в запись, - значит, не попадает. Спросить у руководителя дешевле, чем отзывать письмо у семерых.
Шпаргалка
- Записываете не разговор, а то, что после него изменилось.
- Строка без имени и даты - не задача.
- Пять частей: о чём, решения, задачи, зависло, следующая встреча. Объём - экран телефона.
- Собираете за полчаса, рассылаете до конца дня: участникам и тем, кого звали.
- Не уверены в формулировке - спрашиваете до рассылки, а не додумываете.
- Есть внешняя сторона - протокол. Своя команда - запись.