Вам поручили собрать разговор с Соколовым - подрядчиком, которого руководитель искал второй месяц. Вы написали, предложили вторник, Соколов ответил: «вторник в целом подходит». Вы поставили встречу на три часа дня и сказали руководителю, что всё готово.
Во вторник в пять минут четвёртого он сидит в звонке один. Соколов не пришёл и на письмо не отвечает. К вечеру выясняется: он ждал от вас точного времени, а приглашение ушло на почту, куда он заходит по средам.
Задача не кончается на календаре
Вы закрыли её в ту минуту, когда нашли свободное время. Дальше встреча видна в календаре, руководитель предупреждён, дело сделано. Только стоит она пока у вас одних: вторая сторона живёт своим расписанием, и ваш вторник там ничем не выделен.
С другого конца встречи ошибка та же: разосланное поручение тоже выглядит закрытым делом, пока его никто не ведёт.
Между «в целом подходит» и началом разговора лежат четыре места, где встреча рассыпается. Непонятая цель. Время без часового пояса. Приглашение, которое не открыли. Вечер накануне, когда никто никому не написал.
Считать такую потерю в пропавшем часе неправильно. Соколова искали два месяца, а он вынес из истории одно: у этих людей беспорядок в делах.
Пока не подтвердили обе стороны
Эту фразу стоит повторить про себя, прежде чем отчитаться, что встреча стоит.
Подтверждение - это не «в целом подходит» и не «давайте попробуем». Это принятое приглашение или ответ словами: буду во вторник в три. Всё прочее - намерение. Пока оно не стало подтверждением, встреча остаётся вашей задачей, а не записью в календаре.
Час, два дня и вечер накануне
Первое письмо решает половину дела. В нём четыре вещи: зачем встречаемся - одно предложение, сколько займёт - точное число минут, два-три времени с часовым поясом, кто будет со стороны руководителя.
Пояс пишется всегда, даже внутри страны: «вторник, 15:00 по Москве». Два конкретных времени вместо вопроса «когда вам удобно» - то же правило, что при переносе: выбрать легче, чем сочинить. Длительность называйте честную. Сорок минут - это сорок минут, а не «часик поговорить».
Молчание второй стороны тоже входит в работу. Через два рабочих дня уходит напоминание ответом в ту же ветку: три строки, без извинений. Ещё через три дня - второй заход другим способом. Почта молчит - пишете в телеграм.
После второго молчания вопрос идёт руководителю: «Соколов не отвечает восемь дней. Снимаю или напишете сами?» Добиваться человека или отступить - решает он.
Пришло согласие - приглашение отправляете в тот же час, пока собеседник помнит, о чём речь. В приглашении: тема из трёх слов, строка о цели, ссылка или адрес, ваш телефон.
Накануне до обеда - короткий вопрос обеим сторонам: время, ссылка, «всё в силе?». Ответ пришёл - встреча существует. К вечеру ответа нет - руководитель узнаёт об этом утром, до того как сядет в машину, а не за минуту до начала.
В день встречи вы подключаетесь за десять минут. Проверить, что ссылка открывается, а переговорная свободна. После встречи задача сменится: записать не что говорили, а что изменилось.
Варианты письмом или ссылка на запись
Договориться о времени можно двумя способами: письмом с вариантами или ссылкой, по которой человек сам выбирает окно. Соблазн выбирать по своему удобству понятен - ссылка снимает с вас всю переписку.
Признак другой: кому нужна встреча. Разговор нужен вашему руководителю - время подбираете вы и приносите варианты. Ищут его - ссылка уместна, собеседник подстроится сам.
Ошибка здесь одна, зато частая: ссылку отправляют всем подряд. Партнёр или инвестор, которого руководитель зовёт сам, прочтёт её одинаково: впишитесь в моё расписание. Десять сэкономленных минут переписки оплачивает руководитель, и не деньгами.
Сторон больше двух - ссылка не работает вовсе. Время трёх занятых людей собирает человек.
Что не решаете сами
Пять вещей остаются за руководителем, сколько бы встреч вы ни собрали.
Состав. Добавить участника или убрать - его решение, даже когда человек по теме и сидит в соседней комнате.
Формулировка цели. Повестка идёт его словами. Ваше понимание задачи, попав в письмо, становится его обещанием.
Согласие по существу. «Нам это интересно», «условия обсуждаемы» - его слова, не ваши. Вы договариваетесь о времени, а не о позиции.
Личные способы связи. Телефон руководителя, его переписка, прямая почта. На вопрос «как с ним связаться» правильный ответ - ваш контакт.
Обещание встречи, которую он не подтвердил. Пока руководитель не сказал «да», второй стороне не говорят «договорились» - ни прямо, ни намёком, даже когда окно свободно.
Шпаргалка
- Пока не подтвердили обе стороны, встречи нет. «В целом подходит» - не подтверждение.
- В первом письме: цель, точная длительность, два-три времени с часовым поясом, состав.
- Молчание: напоминание через два рабочих дня, второе - через три, дальше вопрос руководителю.
- Согласие пришло - приглашение уходит в тот же час.
- Накануне до обеда спрашиваете обе стороны «всё в силе?». Ответа нет - руководитель знает об этом утром.
- Встреча нужна вашему руководителю - приносите варианты. Ищут его - можно ссылку.