Конец месяца и восемнадцать строк без объяснения
Тридцать первое число, бухгалтерия ждёт отчёт. Вы открываете выписку по карте руководителя: шестьдесят операций за месяц. Сорок читаются сразу - перелёт, гостиница, такси из аэропорта. Восемнадцать не говорят ничего: дата, сумма, название юрлица. Ни чека, ни повода, ни имени того, с кем это было.
Вы собираете эти восемнадцать в письмо и отправляете руководителю. Ответ приходит через два дня: «по трём помню, остальное посмотри сам». Смотреть негде - чек не сохранился, встречи в календаре в тот день не было, поставщик в выписке называется набором букв. Половина сумм уходит в отчёт под «прочее», бухгалтерия снимает их с расходов компании, и руководитель платит за эти обеды и подписки из своих. Через месяц всё повторяется.
Память кончается раньше месяца
Кажется, что работа с расходами - это ввод строк, и хватит усидчивости: сесть в конце месяца и перенести выписку в таблицу. Но строки приходят готовыми, банк уже всё записал. Дорого стоит другое - восстановить назначение: за что заплатили и почему это расход компании, а не личная трата.
Назначение живёт в чужой голове три-четыре дня. Дальше руководитель честно не помнит, был ли тот ужин с подрядчиком или с однокурсником, и отвечать ему нечем. К концу месяца вы приходите с восемнадцатью вопросами к человеку, у которого нет ответов, - и это не его небрежность, а обычное устройство памяти. Отчёт разваливается не тридцать первого числа, а каждый день понемногу, начиная с первого.
Правило, которое можно сказать вслух
Трата закрывается на той же неделе - или превращается в вопрос.
Закрыта - значит известны три вещи: событие, к которому трата относится, категория расхода и чек. Всё, чего вы не собрали за неделю, не висит в таблице, а становится строкой в списке вопросов. Вопрос задаётся, пока обе стороны ещё помнят, о чём речь.
Что происходит в течение недели
Одна таблица, семь полей. Дата, сумма, поставщик, категория из справочника бухгалтерии, событие своими словами - «ужин с подрядчиком по ремонту офиса», кто был, ссылка на чек. Справочник категорий берите у бухгалтера, а не придумывайте свой: иначе в конце квартала кто-то переносит ваши строки заново.
Чек - в день траты. Руководитель фотографирует и присылает, вы кладёте файл в папку месяца с именем из даты, суммы и поставщика. Через полгода этот файл ищется за десять секунд, а не за вечер.
Понедельник, полчаса. Вы открываете выписку за прошлую неделю и сверяете её со своей таблицей строка за строкой. Расхождения ловятся здесь: списание без чека, двойное списание, подписка, которую отменили в марте, а деньги идут.
Лист вопросов - до пяти строк. Всё, что не сошлось, идёт одним письмом в понедельник, а не тремя сообщениями в течение дня. Каждая строка написана так, чтобы ответить одним словом: «Обед 14-го, 6 400 - подрядчик по офису или личное?» Пять коротких вопросов раз в неделю руководитель закрывает за три минуты, восемнадцать в конце месяца - никогда.
Крупная сумма - вопрос в тот же день. Порог называет руководитель один раз, например всё выше тысячи долларов. Такие траты вы не копите до понедельника.
Тридцать первого числа вы ничего не собираете. Отчёт уже собран - остаётся выгрузить его и отправить. Это полчаса вместо двух дней, а саму выгрузку из папки с чеками можно доверить инструменту, оставив за собой сверку итога.
Ставить категорию самому или спрашивать
Здесь выбирают каждую неделю, и ошибаются в обе стороны.
Признак один: было ли такое раньше. Если похожая трата уже проходила и решение по ней записано - ставьте сами, по прецеденту. Трата первая в своём роде - в лист вопросов, даже если ответ кажется очевидным.
Поэтому рядом с таблицей заведите второй файл, на две колонки: за что платим и как это называется в отчёте. Каждый ответ руководителя попадает туда одной строкой. К третьему месяцу вопросов остаётся один-два в неделю, а вы отвечаете на них сами - его же словами.
Ошибка с одной стороны: спрашивать про каждый обед. Руководитель устаёт и начинает отвечать «на твоё усмотрение» - неопределённость никуда не делась, теперь она с его разрешения. Ошибка с другой: не спрашивать вовсе и ставить категории по догадке. Догадка в деньгах - это ошибка, которая уходит в бухгалтерию с вашим именем.
Чего вы не делаете с чужими деньгами
- Не платите со своей карты и не берёте возврат наличными - расчёты между вами и руководителем не должны существовать.
- Не храните пароль от его банка. У вас своя роль в учётной системе, с правом вносить и смотреть, но не платить.
- Не подтверждаете платежи и не меняете реквизиты в счетах, даже если просьба пришла с его почты: подмена реквизитов - самая частая схема, и приходит она так.
- Не переносите трату в другую категорию, чтобы она «прошла». Это просьба к бухгалтеру, а не к вам.
- Не удаляете строки. Исправление - новой строкой, с пометкой и датой.
- Не обсуждаете суммы ни с кем: ни с коллегами, ни с подрядчиками, ни дома.
Шпаргалка
- Трата закрывается на той же неделе - или превращается в вопрос.
- Строка живая, когда в ней есть событие, категория и чек.
- Категории берём у бухгалтера, свой справочник не выдумываем.
- Понедельник, полчаса: выписка против таблицы, расхождения на стол.
- Пять вопросов раз в неделю вместо восемнадцати в конце месяца.
- Учёт ведёте вы, платит руководитель - это не смешивается никогда.