Регламент ждёт свободной недели
Вы решили передать ассистенту переговоры с подрядчиками: сравнить предложения, поторговаться по цене, выбрать финального. Сначала хочется сесть и описать весь процесс - иначе человек не поймёт, с чего начинать. Час уходит на схему. Ещё час - на нюансы: что делать, если поставщик не отвечает три дня, где торговаться можно, а где нельзя.
Эти два часа не встают в календарь ни на этой неделе, ни на следующей. Они проигрывают встрече, письму, звонку, которые нельзя отложить. Через месяц вы всё ещё ведёте переговоры сами, а ассистент ждёт задачу, которую вам некогда объяснить.
Причина одна: писать регламент считается вашей работой. Раз знаете процесс - вам его и описывать. Пока держится это правило, передача откладывается до свободной недели. Она не наступает: задача конкурирует за то же время, которое должна была освободить.
Свод пишет тот, кто по нему работает
Переворот один: свод пишет не тот, кто отдаёт задачу, а тот, кто будет по нему работать. Не потому что вам лень. Документ нужен ассистенту - держать шаги в голове, возвращаться к записи через месяц, когда деталь забудется.
Мы уже писали, что чем подробнее инструкция, тем слабее делегирование. Это остаётся так. Разница не в том, писать процесс или нет, а в том, чьей рукой. Записанное вашей рукой объясняет процесс со стороны. Записанное рукой ассистента запоминает его для того, кто будет им пользоваться.
Здесь проходит граница между диктовкой и конспектом. Диктовка - вы наговариваете шаги и ждёте, что вам повторят слово в слово. Конспект - ассистент слушает и пересказывает по-своему. По разнице между вашими словами и его пересказом видно, что усвоено, а что нет.
У распределённых команд с постоянным контролем каждого шага стресс сотрудников выше на 56%. Дневная выработка падает вдвое чаще, чем у команд без такого надзора. Свод, который пишет исполнитель, снимает оба вреда разом. Объяснять не приходится по кругу. Проверять - только раз, на сверке.
Показ проходит один раз
Механика одна: вы показываете процесс один раз, не по кускам и не на бегу. С удалённым ассистентом это голосовое на пятнадцать минут или звонок с общим экраном. Вы открываете переписку с последним подрядчиком и проговариваете, что делали и почему.
«Сравнил три предложения по цене, сроку и гарантии. Второе отклонил: гарантия короче двух остальных. Первому написал: снизьте на пять процентов - согласились на встречу на следующей неделе».
Пятнадцать минут против двух часов на схему и нюансы. Вы показываете случай, а не абстракцию. Абстракция забывается за неделю. Случай запоминается.
Ассистент приносит пересказ на сверку
После показа ассистент не ждёт следующего поручения. Он пишет, что понял, своими словами и приносит на сверку в течение дня. Не протокол звонка - свой пересказ: «Сравниваю предложения по цене, сроку и гарантии. Гарантия короче двух лет - отклоняю без разговора. Цена выше бюджета больше чем на 5% - прошу скидку, но торгуюсь не больше одного раунда».
Сверка ловит ровно то, что не прозвучало на показе. Ассистент решил, что «прошу скидку» значит «торгуюсь до последнего», хотя вы имели в виду один раунд и точка. Без пересказа эта разница всплыла бы на первом же подрядчике, который отказался бы работать после третьего круга торга. С пересказом она видна за пять минут чтения - до подрядчика дело не доходит.
Свод растёт по кускам
После третьего-четвёртого показа набирается не один листок, а рабочий документ: что делать на типовых развилках, где решение остаётся за вами, а где - за ассистентом. Свод собран не одним заходом. Каждый кусок в нём написан после случая из работы, поэтому в тексте нет ни одной строки про то, чего никогда не происходило.
Делегируйте всё.
Кроме решений.
Начните с одного ближайшего поручения, которое сейчас делаете сами. Покажите его один раз - голосовым или звонком с экраном. Попросите принести письменный пересказ до конца дня. Пересказ разойдётся с тем, что вы имели в виду, - вы увидите это сразу, а не через месяц на подрядчике. Не знаете, с какой задачи начать, - мы уже разбирали первые пять задач для делегирования: маленький шаг, который можно проверить за день, начинают раньше большого, который откладывают.
Регламент, который вы откладываете третий месяц, от ожидания не станет подробнее. Регламент, который ассистент пишет после каждого случая, становится подробным сам - и растёт вместе с работой, а не вместо неё.
