Руководитель решил разгружаться постепенно, чтобы не рисковать. За неделю он отдал ассистенту десять мелких поручений. Забронировать стол, найти замену подрядчику, свести счета за месяц, ответить партнёру, подобрать три рейса на среду. Каждое он поставил голосовым между встречами, и к пятнице ассистент закрыл все десять.
В пятницу он подсчитал время и не нашёл ни часа, который освободился.
Двадцать минут на каждое поручение
Раньше каждое такое дело занимало у него двадцать минут, и десять дел занимали двести. Теперь у каждого поручения три шага, и все три на нём. Поставить: пять минут, чтобы объяснить, чего он хочет. Уточнить: пять минут на ответы ассистенту по дороге, потому что поручение разовое и ассистент не знает, что можно решить самому. Принять: десять минут, чтобы проверить результат и поправить.
Пять, пять и десять дают те же двадцать минут. Десять поручений дают те же двести. Ассистент занят всю неделю, а руководитель не освободил ничего.
Разовое поручение не оставляет знания
Следующее поручение того же рода он поставит так же: ассистент не получил правила, он получил одно дело. Через неделю снова нужны рейсы, и снова нужно объяснять, что руководитель летает не раньше восьми и не любит пересадки. Знание остаётся в голове руководителя и уходит только по каплям, вместе с каждой задачей.
Поэтому поштучная отдача не копит ничего. Каждое поручение проходит свои три шага с нуля, а решение о следующем шаге всегда принимает руководитель. Исполнение он передал, а решения о следующем шаге остались у него.
Освобождает участок целиком
Время освобождает только участок: повторяющийся кусок работы, где ассистент в заданных вами рамках сам решает, каким будет следующий шаг, и приносит итог. В пяти уровнях передачи это четвёртый: «реши сам в этих рамках». Почта - типичный участок: в статье про ящик её отдают не чтением, а отбором того, что руководителю нужно увидеть.
Вернёмся к десяти поручениям. Если они повторяются каждую неделю, то на деле это три участка: поездки, счета и переписка с подрядчиками. Три участка можно отдать, и тогда меняется не число поручений, а то, кто принимает решения внутри них.
Три вещи на каждый участок
Участок отдают за один разговор в час длиной. В нём названы три вещи.
Первая: что считается готовым. Для поездок это не «найди рейсы», а «три варианта с ценой и временем в пути, до пятницы, на следующую неделю».
Вторая: рамки. До какой суммы ассистент покупает сам, какой маршрут не рассматривает никогда и о чём он спрашивает, а о чём нет. Рамку называют числом и списком, а не словом «разумно».
Третья: отчёт. Раз в неделю ассистент присылает вам список: что сделано, что куплено, что отложено. Читать его пятнадцать минут.
Рамки остаются решением руководителя: сколько тратить и чего не делать никогда. Внутри них решает ассистент.
Делегируйте всё.
Кроме решений.
Когда это окупается
Посчитаем по тем же цифрам. Три участка - три разговора по часу, то есть сто восемьдесят минут один раз. Затем три списка по пятнадцать минут в неделю: сорок пять минут вместо двухсот. К концу первой недели вы потратили сто восемьдесят и сорок пять минут, то есть двести двадцать пять, при прежних двухстах: небольшой минус. К концу второй недели вы потратили двести семьдесят минут вместо четырёхсот, выигрыш сто тридцать минут. Дальше он растёт на сто пятьдесят пять минут в неделю.
Первые две недели результат каждого участка стоит проверять целиком. Потом можно смотреть выборочно: проверка нужна, пока вы не убедились, что рамки работают.
Что остаётся разовым поручением
Не всё превращается в участок. Единичное дело, которое не повторится, остаётся поручением, и пять-пять-десять там честная цена. Беда в другом: когда поручения одного рода идут десятками и каждое ставится заново.
Выпишите десять последних поручений ассистенту и разложите их по роду. Если среди них нашлись три одного рода, это уже участок, и вы платите за него каждый раз заново.
