Доступ к почте руководителя вам уже дали. Первые дни вы читаете всё подряд, боитесь пропустить важное и по каждому второму письму идёте спрашивать. Одно и то же письмо вы открываете трижды. К пятнице выясняется неприятное: писем он разобрал меньше, зато ответил на сорок ваших вопросов. Работы у него не убавилось, она поменяла вид.
Дело не в том, что писем много. Дело в том, что по каждому письму решение принимается несколько раз.
Где теряется время
Утром прочитали и отложили: непонятно, важно или нет. В обед вернулись, перечитали, решили спросить. Вечером получили ответ и наконец что-то сделали. Три захода, три чтения, а действие одно.
Это и есть главная потеря. Не чтение писем, а возвраты к письму, по которому вы уже один раз думали.
Приём один: одно письмо - одно решение, принятое при первом открытии. Дальше письмо уходит из входящих. В какую из трёх стопок - решаете сразу.
Три стопки
Первая: в архив. Рассылки, уведомления систем, копии счетов, письма «принято к рассмотрению». Открывать не нужно, отвечать не нужно, а выбрасывать нельзя: когда-нибудь придётся искать. Уходит в архив сразу.
Вторая: ответа не нужно, нужно действие. Подтверждение брони, счёт на оплату, приглашение на встречу, документ на подпись. Работа есть, переписки нет: занести в календарь, отправить в бухгалтерию, положить в папку, поставить срок.
Третья: нужен ответ. Живая переписка с людьми. Она отнимает больше всего времени и отдаётся последней.
Стопки говорят не о важности письма, а о том, какая с ним работа. Важное письмо может лежать во второй стопке - счёт на крупную сумму. Неважное окажется в третьей: подрядчик спрашивает, когда удобно созвониться. Стопка отвечает, какая с письмом работа; где письмо живёт, пока работа не кончилась, - вопрос отдельный.
Критерии пишете вы, а не руководитель
Самая частая ошибка первой недели - ждать, когда руководитель объяснит, что считать важным. Он не объяснит. Не потому что не хочет: он сам этого никогда не формулировал, у него это решается за полсекунды и словами не проговаривается.
Поэтому критерии пишете вы и приносите ему готовыми.
Выглядит это так. Первую неделю вы разбираете почту и по каждому спорному письму записываете строку: от кого, о чём, куда положили, почему. К пятнице набирается двадцать-тридцать строк, и в них видны закономерности. Письма от этого человека всегда срочные, от того - никогда. Счета до оговорённой суммы уходят в бухгалтерию сразу, выше - показываем.
Дальше пятнадцать минут разговора: вы читаете свои правила вслух, руководитель поправляет три-четыре. Это быстрее, чем просить его рассказать «как надо» с чистого листа. Поправить готовое человеку легче, чем сочинить. Тем же ходом пишутся и правила чужого календаря.
Третья стопка: черновик или отправка
Внутри третьей стопки есть развилка, и назвать её вслух надо в первую же неделю: вы пишете черновик, а отправляет руководитель - или вы отвечаете сами.
Начинают всегда с первого. Вы пишете ответ и оставляете черновиком, он проверяет и отправляет. У него это занимает секунды вместо минут. А вы за две-три недели набираете его манеру: где он краток, где добавляет строку про сроки, кому пишет на «ты».
Переход ко второму режиму считают не по времени, а по правкам. Две недели подряд он отправляет ваши черновики, ничего не меняя, - режим меняется. Вы отвечаете сами, но не на всё сразу, а по названным заранее типам писем: подтверждения, согласование времени, запросы документов. Спорное остаётся черновиком и дальше.
Ошибка здесь одна и стоит дорого: перейти на самостоятельные ответы молча, потому что «и так понятно». Он узнает об этом из чужого письма, и разговор будет тяжёлый.
Черновики однажды начнёт готовить машина - развилка останется той же: отправляет человек.
Проверка раз в неделю
Страх пропустить важное лечится не внимательностью, а процедурой.
Раз в неделю, в пятницу, откройте архив и вторую стопку за эти дни и просмотрите заголовки. Ищете одно: письмо, которое лежит не в той стопке. Нашли - смотрите, какое правило дало сбой, и правьте правило, а не отдельное письмо.
Две-три находки в неделю на старте - норма. Ноль находок значит не то, что вы безупречны, а то, что вы смотрите невнимательно. К третьему месяцу проверка занимает десять минут и находок почти нет.
Заодно это ваш ответ, когда руководитель спросит, не потерялось ли что-нибудь. У вас есть не «я старалась», а процедура и список того, что она нашла.
Что не уходит в стопки никогда
Три вида писем разбираются только вместе с руководителем, сколько бы вы ни проработали. Личное. Кадровое: наём, увольнение, деньги людей. И всё, что касается его собственных денег: переводы, доступы к счетам, подтверждения платежей. Вы их видите, но решения не принимаете и черновиков не пишете.
Это не про доверие. Это про то, что цена ошибки здесь несопоставима со сэкономленным временем.
Шпаргалка
- Одно письмо - одно решение при первом открытии.
- Три стопки: в архив; действие без ответа; нужен ответ.
- Неделю ведите записи по спорным письмам, потом принесите правила на проверку.
- В третьей стопке начинайте с черновиков. К самостоятельным ответам переходите по типам писем и вслух.
- В пятницу пятнадцать минут: ищите письма не в той стопке и правьте правило, а не письмо.
- Личное, кадровое и деньги - всегда к руководителю.