Календарь руководителя открыли вам на второй неделе. Первые дни ничего сложного: приходит запрос на встречу, вы смотрите, где свободно, и ставите. К пятнице картина другая. Понедельник забит до вечера, среда пустая, в четверг три встречи подряд без перерыва, а две из них руководитель перенёс сам и вам не сказал.
И всё это время вы спрашивали разрешения. По каждому запросу писали ему: «ставим?» Он отвечал «да», «нет», «узнай, о чём вопрос». Двадцать сообщений за неделю ради двадцати встреч. Календарь ведёте вы, а решает по-прежнему он.
Дело не в отдельной встрече
Каждый запрос вы разбираете как отдельный случай: кто просит, насколько это важно, есть ли окно. Поэтому и спрашивать приходится каждый раз - у отдельного случая нет правила, к которому его приложить.
Пока у недели нет формы, любая встреча выглядит одинаково допустимой. Время в календаре свободно - значит, можно ставить. Так неделя и заполняется по принципу «кто раньше написал».
Форма недели
Форма недели - это пять-шесть правил, которые вы можете назвать вслух до того, как пришёл запрос. Не «беречь его время», а так. Встречи не раньше одиннадцати. Вторник и четверг - дни встреч, понедельник закрыт. Между встречами пятнадцать минут. Получас по умолчанию, час - если он попросил сам.
Правила эти не выдумываются и не выпрашиваются. Они уже лежат в его календаре за прошлые месяцы.
Откройте последние четыре недели и посчитайте: сколько встреч в неделю, в какие дни их больше, сколько он перенёс или отменил сам. Отменённые им встречи - самое ценное в этой выборке: он уже показал, что оказалось лишним, и объяснять ему это не придётся. Там же видно, что он двигает молча, никому не сказав: это не своеволие, а признак, что правило разошлось с его днём. Выписывайте такие случаи отдельно - каждый из них правит одно правило.
В той же выборке ищется потолок дня. У каждого человека есть число встреч, после которого он перестаёт что-либо решать и начинает переносить. Обычно это видно сразу: в дни с пятью встречами перенос случается почти всегда, в дни с тремя - почти никогда. Это число и ставится в правила, а не взятое из головы «не больше четырёх».
Дальше пятнадцать минут разговора: вы читаете свои правила вслух, он поправляет два-три. Как и с почтой, поправить готовое человеку легче, чем сочинить с чистого листа.
Теперь вы отвечаете на запросы сами. Не «можно ли поставить», а «ставлю во вторник в двенадцать» - и переписки на двадцать сообщений больше нет.
Перенос - ваш, отказ - его
Здесь развилка, из-за которой чаще всего ломают отношения с руководителем.
Перенос - ваше решение. Встреча будет, только в другое время. Человек ничего не теряет: время не подошло - он скажет, и вы подвинете ещё раз.
Отказ - решение руководителя. Отказ говорит собеседнику не про расписание, а про то, что разговор не стоит его времени. Такие вещи помнят годами, и цена ошибки здесь не в потраченном часе.
Частая ошибка - делить запросы по тому, кто просит. «Это же инвестор, надо к нему бежать; это подрядчик, откажу сама». Должность просящего ничего не решает. Решает обратимость: перенос вернуть можно, отказ - нет.
Но и отказ вы не несёте руководителю голым вопросом. Вы приносите готовое: «Иванов просит час на разговор о партнёрстве. Предлагаю ответить, что вернёмся к этому в октябре. Написать так?» Ему остаётся сказать «да» или поправить одно слово.
Тот же признак решает и столкновение: два человека просят одно время. Двигаете того, кого легче вернуть: своего, знакомого, того, с кем встречаетесь каждую неделю. Не того, кто написал позже, и не того, кто вам меньше нравится.
Что сказать тому, кого подвинули
Причина переноса не называется. Ни «он улетает в Дубай», ни «у него встреча с инвестором», ни «он сегодня не в форме». Где ваш руководитель и чем занят - это не та информация, которой вы распоряжаетесь.
Работает короткая формула: невозможность, два варианта, срок. «В четверг не получится. Могу предложить вторник в одиннадцать или среду в четыре - скажите, что удобнее, и я поставлю сегодня же».
Два конкретных времени вместо вопроса «когда вам удобно» экономят три письма. Извиняйтесь один раз и коротко: собеседнику нужна новая дата, а не ваше сожаление. Дальше передвинутая встреча живёт по общему правилу: пока не подтвердили обе стороны, её нет.
Если двигаете второй раз подряд одного и того же человека - это уже разговор с руководителем, а не задача календаря.
Что не двигаем никогда
Четыре вида записей вы не трогаете, сколько бы вы ни проработали.
Личное и семейное: ужин, школьный концерт, выходные. Врач и всё, что к нему относится. Встречи, которые он поставил сам и не объяснил, - их не переносят и о них не спрашивают у третьих лиц. И договорённости, о которых он условился голосом, без вас: отменять их вашими руками нельзя, он делает это сам.
Всё это не про доверие. Про то, что здесь вы не видите половины картины, а собеседник на другой стороне видит.
Отдельно стоит держать в голове: календарь показывает и людей, не одно время. С кем руководитель встречается, как часто и сколько это длится - такие сведения не пересказывают даже в разговоре без задней мысли.
Шпаргалка
- Сначала форма недели, потом отдельные встречи.
- Правила недели ищите в его календаре за четыре недели, а не в разговоре с ним.
- Отменённые им самим встречи говорят больше, чем поставленные.
- Перенос - ваше решение, отказ - его. Признак - обратимость, а не должность просящего.
- Столкнулись два запроса - двигаете того, кого легче вернуть.
- Отказ приносите готовой формулировкой, а не вопросом.
- Причину переноса не называете никогда: невозможность, два варианта, срок.