Игорь в понедельник утром присылает голосовое: «Типография пишет, что с буклетами к конференции какая-то заминка. Разберитесь». Вы звоните. Две тысячи штук к субботе не успеют. Есть два пути: пятьсот штук к пятнице или все две тысячи во вторник, уже после конференции. Слот на пятьсот штук типография держит до десяти утра во вторник.
В двенадцать вы пишете Игорю: «Типография не успевает весь тираж. Что делаем?» Он весь день на переговорах и отвечает в девять вечера: «Что они предлагают?» Вы видите ответ только утром и в половине девятого присылаете оба пути и спрашиваете, какой выбрать. Игорь читает сообщение в половине двенадцатого. Слот на пятьсот штук ушёл в десять, а конференция начнётся без буклетов.
Вечером Игорь пишет: «Про десять утра вы знали ещё вчера в обед. Почему я узнал об этом из третьего сообщения?»
У вас было знание, у него - только вопрос
Упрёк справедлив: срок слота вы знали в понедельник, и в первом сообщении его не было. Вы не хотели решать за Игоря, и это правильное чувство.
Но вопрос «что делаем?» решения не передал. Он передал Игорю работу: выяснить, что предлагает типография, сколько буклетов нужно на конференцию и когда истекает слот. Всё это знали вы, а не он. Поэтому Игорь сначала спросил вас, потом отложил ответ, и два суток ушли на круг из вопросов.
Приносите «я бы так, потому что»
Врач приходит не со списком жалоб пациента, а с диагнозом и планом лечения. Лечить будет не он, и согласие остаётся за пациентом, но разбираться в болезни за него врач уже сумел. Так и вы: приносите рекомендацию - что вы выбрали бы сами и почему. Решение остаётся за руководителем, а его внимание тратится на «да» или «нет». Нейросеть составит таблицу путей за минуту, а рекомендацию вы даёте сами: она держится на том, что вы знаете о руководителе и о деле.
Десять минут до сообщения
Прежде чем писать, вы выписываете пути: два-три, включая «ничего не делать». У типографии два пути и третий - ждать. Это три минуты.
Потом отвечаете себе: что бы вы выбрали, если бы Игорь не отвечал сутки? Это и есть рекомендация. В выборе вам помогает карточка руководителя: Игорь любит, когда на конференции есть хоть что-то. Пятьсот штук к пятнице подходят.
В сообщении четыре строки. Что случилось, одной фразой. Что рекомендуете и одна причина: «Пятьсот штук к пятнице: на конференцию хватит, остальное допечатаем во вторник». Какой путь не рекомендуете и почему, тоже одной фразой.
И срок: «Слот держат до 10:00 вторника, ответьте до девяти вечера. Если ответа нет, беру пятьсот штук, потому что это строка из нашего списка решений». Последняя фраза возможна только для строки из подтверждённого списка, иначе рекомендация ждёт ответа.
Узнать самой или спросить
Бывает, что рекомендовать нечего. Тогда проверяете одно: можно ли недостающее узнать самой? Сколько стоит срочная печать, можно ли держать слот дольше, есть ли у типографии другой тираж - всё это выясняется звонком, и выяснять нужно до сообщения.
Если не хватает того, что знает только Игорь, например готов ли он платить вдвое за срочность, тогда вопрос задаётся. Но один и закрытый, с вашей догадкой внутри: «Срочность за двойную цену не нужна: беру пятьсот штук по обычной цене. Верно?» Игорь отвечает в одно слово, как в вопросе из разбора про ответ в одно слово.
Чего не делаем, когда приносим рекомендацию
- Не прячем путь, который не рекомендуем: он идёт одной строкой, и выбирать может Игорь.
- Не отвечаем «как скажете» на его «разберитесь»: его «разберитесь» вы превращаете в рекомендацию.
- Не присылаем две рекомендации в одном сообщении: две - это снова вопрос, какую брать.
- Не делаем по умолчанию того, чего нет в списке решений: рекомендация ждёт ответа.
Шпаргалка
- Вопрос «что делать?» возвращает руководителю работу, а не только решение.
- Приносите рекомендацию: что вы выбрали бы и почему.
- Десять минут до сообщения: пути, ваш выбор, одна причина, срок.
- Четыре строки: что случилось, рекомендация, путь без рекомендации, час ответа.
- Недостающее, что можно узнать, узнаёте сами; остальное - один закрытый вопрос с вашей догадкой.
- По умолчанию делаете только то, что есть в списке решений.